Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Neben geschäftlichen Kontaktinformationen, die wir durch aktive Kontaktaufnahme z.B. per Kontaktformular, E-Mail, Telefon bekommen, erhalten Beschäftigte und Geschäftsführer unseres Unternehmens Visitenkarten oder Teilnehmerlisten von Veranstaltungen auf denen Kontaktinformationen enthalten sind. Zusätzlich werden geschäftliche Kontaktinformationen bei der Registrierung von Geschäftspartnern und aus öffentlich zugänglichen Quellen erhoben und verarbeitet.

Diese personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten werden von uns in eine Kontaktdatenbank / in ein CRM System übernommen:

• Titel
• Vor- und Nachname
• Firma
• Funktion
• Firmenadresse
• E-Mail-Adresse
• Internetadresse
• Telefonnummer
• Mobiltelefonnummer
• Faxnummer

Zusätzlich werden der Zeitpunkt und der Anlass der Übergabe der Kontaktinformationen und gegebenenfalls weitere geschäftsbezogene Informationen verarbeitet. z. B.

• Branche
• Termindaten
• Kontakthistorie
• Kundennummer, Kundenart
• ggf. Geburtsdatum
  Daten zu Geschäftspartnern
  vertriebsbezogene Daten
  wesentliche Kommunikationsinhalte
  

Die Daten werden ausschließlich im Rahmen unserer geschäftlichen Verbindung verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte, außer Sie selbst geben uns hierzu Ihre Einwilligung.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Erhebung und Speicherung von geschäftlichen Kontaktdaten verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Angehörige und Beschäftigte von Unternehmen oder Organisationen. Unser berechtigtes Interesse besteht an einer, der Kundenbeziehung angemessenen und effektiven Kommunikation zu den angegebenen Zwecken.

Basiert die Kontaktaufnahme auf vorvertraglichen Maßnahmen oder ist für die Erfüllung eines Vertrages mit der betroffenen Person (z.B. Einzelunternehmen) erforderlich, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. ist.

Der Versand von Informationen, die i.d.R. als Direktwerbung klassifiziert sind, erfolgt auf Basis der Art. 6 Abs. 1 lit. f i.v.m. Erwägungsgrund 47 DSGVO.

Bei Vorliegen einer Einwilligung der betroffenen Person Art. ist 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Zweck der Datenverarbeitung

Verwaltung und Bereitstellung der Kontaktmöglichkeit zu Personen, Unternehmen, Beschäftigten von Unternehmen oder öffentlichen Stellen. Die Verarbeitung der geschäftlichen Kontaktdaten kann hierbei einem oder mehreren der nachfolgenden Zwecke dienen.

Sofern als Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f Anwendung findet, liegt in diesen Zwecken auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

• Kontaktpflege
• Informationsaustausch
• Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
• Potenzielle zukünftige Kooperation / geschäftliche Zusammenarbeit
• Angebotserstellung und Vertragsabwicklung
• Rechnungslegung

• Projektabwicklung
• Übersendung von Informationsmaterial (Versand von Schreiben per Post, Übermittlung von EUTOP-News per E-Mail
• Zusendung von Geburtstagsgrüßen per Post, E-Mail oder SMS

Dauer der Speicherung 
Nach Ablauf von vier Jahren zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres wird geprüft, ob eine weitere Speicherung der personenbezogenen Daten in der Kontaktverwaltung erforderlich ist. Sollte eine Erforderlichkeit nicht bestehen, werden die Daten gelöscht. Die Überprüfung wird in Abhängigkeit vom jeweiligen Zweck durchgeführt.

Sofern Sie Widerspruch gegen die weitere Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten einlegen, werden die Daten sofort gelöscht.

Eine Löschung nach vier Jahren bzw. Widerspruch unterbleibt, wenn der Löschung gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. Diese Daten werden für die weitere Verarbeitung gesperrt.

Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie haben die Möglichkeit, der Verarbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten zu widersprechen.

Insbesondere haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer Daten zum Zwecke der Direktwerbung. Der Widerspruch ist über diesen Link oder per Post, Telefax oder E-Mail möglich.

Sofern Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen geschäftlichen Kontaktdaten erteilt haben, haben Sie die Möglichkeit, ihre Einwilligung zur Verarbeitung zu widerrufen.

In beiden Fällen werden alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktverwaltung gespeichert wurden, gelöscht, sofern nicht gesetzliche Gründe (Aufbewahrungsfristen, Nachweisbarkeit) entgegenstehen. In letzterem Fall erfolgt eine Sperrung der Daten.

Im Falle der Löschung oder Sperrung kann eine Verarbeitung für die angegebenen Zwecke nicht fortgeführt werden bzw. eine zukünftige Kontaktaufnahme nicht erfolgen.